Интерактивные методы в презентации: 10 типовых ошибок

Опубликовано: журнал «Медицинские технологии», Москва, №3 (5), 2011

В статье поднимаются вопросы повышения эффективности использования интерактивных методов в презентациях и публичных выступлениях на примере разбора 10 типовых ошибок, которые совершают выступающие.

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: презентация, публичные выступления, интерактивные методы, дискуссия, когнитивный диссонанс

INTERACTION IN PRESENTATION: 10 CLASSICAL MISTAKES

Roman V. Bannov

The article highlights how to increase efficiency of applying interaction methods in presentations and public speaking, illustrating it through analyzing 10 typical mistakes public speakers make.

KEY WORDS: presentation, public speaking, interaction methods, discussion, cognitive dissonance.

Порой выступающему сложно убедить аудиторию поменять свою точку зрения на привычные вещи. Особенно, когда эта аудитория консервативна, недоверчива, а в некоторых случаях враждебна. Именно такая ситуация является «прямым показанием» для применения интерактивных методов. Однако многие выступающие считают использование интерактива делом рискованным. И действительно, ведь просчитать поведение слушателей бывает очень сложно. Особенно, если состав аудитории неоднороден или неизвестен. В этом случае цена ошибки особенно высока.

Как сделать интерактивную часть более эффективной, как адаптировать ее под различные свойства аудитории — об этом пойдет речь в статье.

Знаменитому исследователю в области социальной психологии Курту Левину принадлежат слова о том, что «обычно легче изменить индивидуумов, собранных в группу, чем изменить каждого из них в отдельности» [1]. С этой практической проблемой американцы столкнулись во время Второй мировой войны — возникла необходимость перехода на блюда из консервированного мяса. Американские домохозяйки никак не хотели этого делать — они привыкли использовать свежее мясо. Попытки влияния на их сознание привычными способами — через просветительские лекции, разнообразные формы агитации — не дали ощутимого результата. В то время Курт Левин работал в США. Именно он предложил использовать принцип дискуссионных групп [2]. После небольшого введения и проблематизации ведущий просил участников группы обсудить между собой, как можно побудить людей к использованию новых продуктов питания.

Результаты эксперимента подтвердили убеждающий эффект дискуссии. После просветительской лекции лишь 3% процента присутствующих захотели попробовать хотя бы одно из новых блюд, а среди тех домохозяек, которые участвовали в дискуссии, таких было уже 30 %.

Этот, ставший классическим, эксперимент позволил внедрить дискуссионные методы в самые разные процессы — обучение, тренинг, презентацию, везде, где необходимо убеждать группы людей, изменять их позиции.

Дискуссия является не единственным интерактивным методом, используемым в публичных выступлениях. Как правило, используются четыре основных интерактивных метода — вопросы к аудитории, вопросы от аудитории, управляемая дискуссия и модерация.

Расшифруем эти понятия применительно к презентации.

Вопросы к аудитории — это метод «включения» участников. Он активизирует слушателей, вовлекает их в процесс, делает активными участниками происходящего. Вопросы к аудитории позволяют продемонстрировать, что вы и ваша аудитория говорите на одном языке, а также собрать мнения слушателей, сверить направление презентации.

Управляемая дискуссия — метод, который применяется при обсуждении сложных, спорных, неоднозначных вопросов. В контексте презентации это целенаправленное обсуждение проблемы, организованное самим выступающим. Отличительными чертами такой дискуссии являются наличие цели и управляемость. Цели дискуссии — мотивировать слушателей на изучение новой темы, заставить сомневаться в истинности позиций, или, наоборот, убедить.

Модерация — в контексте презентации это интерактивный метод, позволяющий структурировать, обобщать точки зрения, расстанавливать приоритеты, проводить анализ мнений в реальном времени. Самый простой вариант модерации — голосование, с помощью которого можно определить состав аудитории, собрать мнения, провести анализ точек зрения  аудитории. В отличие от дискуссии, в модерации могут быть использованы средства визуализаци — карточки, стикеры, данные электронного голосования.

Вопросы от аудитории (организация ответов на вопросы) — это, как правило, неотъемлемая часть любой презентации. В большинстве случаев организованный процесс ответов на вопросы аудитории закрывает презентацию. Этот интерактивный метод позволяет прояснить для участников сложные, спорные места, а для выступающего еще раз расставить акценты, предъявить аргументы и продемонстрировать знание материала.

Анализ более 150-ти выступлений, содержащих интерактивные блоки, показал, что наиболее часто делаются (или воспроизводятся) 10 типовых ошибок, которые приводят к тому, что цели презентации не достигаются или достигаются не полностью. В презентациях, которые подверглись анализу, цели формулировались следующим образом: «убеждение», «знакомство слушателей с новой информацией», «продажа идеи», «пробуждение интереса к проблеме», «проблематизация». Среди выступающих около половины составляли медицинские работники, чуть менее трети — представители бизнеса, примерно четвертая часть — работники государственных учреждений.

Типовые ошибки были разделены на две группы: ошибки на этапе подготовки и ошибки в процессе выступления.

Типовые ошибки выступающего при использовании интерактивных методов на этапе подготовки к презентации

1. Не выполнен качественный анализ аудитории.

Такая ошибка будет критичной при использовании абсолютно всех интерактивных методов, ведь в этом случае мы не знаем главного — кто перед нами.

Безусловно, процесс подготовки презентации очень многогранен. Он включает в себя проработку содержательной части, подготовку слайдов и т.д. Но, какую бы тему вы не затрагивали, какой интерактив не готовили, полезно ответить на некоторые вопросы до начала презентации, в процессе подготовки интерактивной части презентации. На вопросы рекомендуется отвечать письменно.

• Участники презентации: кто они, к какой группе они принадлежат? Работники государственных учреждений, врачи, представители бизнеса или научного сообщества? Для каждой группы будет отличатся набор применимых интерактивных методов. Например, если перед вами работники государственных учреждений, лучше использовать вопросы к аудитории, чтобы поддерживать активность. Если же представители бизнеса — то можно организовать управляемую дискуссию. При работе с аудиторией врачей хорошо зарекомендовал себя метод модерации.
• Как участники попали на презентацию, кто их направил? Будут ли они пассивны или же, наоборот, будут проявлять инициативу? Ответ на этот вопрос может дать понимание того, какой будет предполагаемая активность участников и уровень их сопротивления.
• Каков их возрастной состав, насколько они опытны? Анализ этого свойства аудитории опять же может помочь в прогнозировании сопортивления слушателей. Как правило, чем старше аудитория, тем выше предполагаемое сопротивление новому материалу.
• Что их интересует? Знание интересов поможет подготовить адекватный аргументарий, который не будет абстрактным, а будет учитывать актуальные интересы аудитории. Ссылка на опыт и интересы аудитории может не только оживить презентацию, но сделать подачу материала более убедительной.
• Каковы их ожидания? Знание ожиданий участников поможет сформулировать пользу для аудитории. Именно «язык пользы» позволяет «продать» новую идею, показать выгоды для каждого участника презентации.
• Каково их предполагаемое настроение? Эмоциональный фактор важен не только с точки зрения прогноза накала дискуссии, но и с точки зрения профилактики протеста и агрессии со стороны слушателей. Чем выше протестное настроение аудитории, тем больше «показаний» для введения в презентацию интерактивных блоков.

2. Не выполнен количественный анализ аудитории

Сколько человек будет на выступлении — вопрос не менее важный, чем определение качественного состава. От того, насколько большой будет аудитория, может зависеть степень разброса вопросов и возможность управления интерактивом. Конечно, управляемость 100 человек будет ниже, чем управляемость 50-ти при прочих равных условиях. Для того, чтобы учесть количественный фактор, во-первых, тщательно изучите место, где будет проходить презентация. Особое внимание уделите возможным отвлекающим факторам. В зоне внимания аудитории не должно быть ничего лишнего. При количестве слушателей более 50-ти человек это может быть критично. Во-вторых, заранее позаботьтесь о размещении участников. Вас должно быть хорошо видно и слышно из любой точки. Если вы предполагаете использовать дискуссию, то позаботьтесь еще и о том, чтобы вам было слышно участников с последнего ряда. Уточните необходимость использования микрофонов. Если количество слушателей превышает 30 человек, позаботьтесь о том, чтобы разделить аудиторию на несколько секторов. Участники не должны сидеть «одной кучей». Это пригодится вам во время ответов на вопросы, в процессе работы со сложными участниками, во время дискуссий и обсуждений. Вам будет проще распределять внимание и управлять ходом обсуждения.

3. Интерактивный метод выбран без учета специфики темы и аудитории.

Интерактив может «не пойти», можно и вовсе завалить всю презентацию, если интерактивный метод не адаптирован под тему и особенности аудитории. Так, например, при представлении спорной темы хорошо использовать управляемую дискуссию. Если же тема известна, то на убеждение сыграют вопросы к/от аудитории. Если вы предлагаете новую концепцию, новую модель, и вы не уверены на 100 %, что она всеми будет принята, то скорее всего, то, что вам нужно — модерация. Визуализация точек зрения, используемая в модерации (карточки, схемы, составляемые в процессе презентации совместно со слушателями) помогает нивелировать эффект когнитивного диссонанса [3]. Модерация будет подходящим методом в случае, если вы работаете с аудиторией, которая имеет устоявшиеся взгляды и будет сопротивляться новому. Управляемая дискуссия будет хороша с активными, заинтересованными слушателями, для которых представляемая тема действительно актуальна. При работе с пассивной аудиторией лучше использовать вопросы к/от аудитории.

4. Не проработаны сложные вопросы и методы работы с ними

На любой презентации слушатели хотят увидеть, как вы будете справляться со сложными вопросами. Они хотят еще раз услышать аргументы, обращенные к их интересам. Они хотят, чтобы выступающий продемонстрировал собственную авторитетную позицию и развеял все сомнения. Именно поэтому этап ответов на вопросы чрезвычайно важен. Не проработка этого компонента презентации может привести к нежелательным последствиям — ударить по вашей экспертной позиции и авторитету. При подготовке к презентации важно выписать все предполагаемые сложные вопросы и варианты ответа на них. Необходимо четко представлять, где вы ответите прямо, где вы будете перефразировать, где — уйдете от ответа. Важно определить, что вы будете делать с каверзными вопросами — смещать ответ, или же отдадите вопрос в зал. Важно продумать, что вы будете делать, если вопросов не будет вообще — будете задавать их себе сами, или же будете подводить итог. В последнем случае важно резюмировать, обращаясь к залу с вопросами, как бы побуждая участников проговаривать итоги самим.

5. Дискуссия не согласована с целями презентации

Такая дискуссия может увести слушателей от основной линии выступающего и, как следствие, «размыть» главные тезисы. В этой ситуации всегда существует риск ухода во второстепенные темы, порой не выгодные для выступающего. На этапе подготовки должно быть сформировано четкое представление о том, как конкретная дискуссия будет работать на цель презентации. Уже на этапе подготовки необходимо программировать связь результатов дискуссии с вашими аргументами.

Типовые ошибки выступающего при использовании интерактивных методов в процессе презентации.

1. Потеря инициативы, уход из лидерской позиции

Ведение презентации, да и любое другое публичное выступление предусматривает реализацию выступающим лидерской позиции [1]. Это ведение аудитории в запланированном вами направлении при соблюдении дружелюбной, равной позиции. В процессе использования интерактивных методов, например, ведения дискуссии, при наличии активных, и не всегда конструктивных участников, ими возможен перехват инициативы у выступающего. В результате, обсуждение становится неуправляемым. В процессе ведения диалога с аудиторией выступающий должен сохранять лидирующую позицию, что бы ни происходило. Самый простой способ — использование вопросов и резюмирования. Даже при наличии разных мнений выступающий возвращает себе инициативу и вместе с ней лидерскую позицию, резюмируя: «Итак, у нас есть два противоположных мнения». Или: «Мне кажется, сейчас мы можем подвести некоторые итоги». При этом важно сохранять «позицию на равных» с аудиторией, не давить и не быть в ситуации «под аудиторией». Это позволит вести дискуссию в запланированном русле, не отвлекаться от генеральной линии, фокусироваться на цели презентации.

2. Дисбаланс ролей эксперт/фасилитатор

В процессе презентации выступающий, как правило, находится в одной из ролей — роли эксперта или роли фасилитатора. Роль эксперта реализуется, когда выступающий ориентируется в большей степени на передачу знаний, на собственное мнение, на содержание презентации. Роль фасилитатора реализуется, когда выступающий ориентируется в большей степени на участников. В течение презентации выступающий меняет и комбинирует роли в зависимости от собственных целей и запроса аудитории. Убедить аудиторию возможно лишь сочетая две эти роли, потому что нам важно, чтобы участники приняли (позиция фасилитатора) нашу экспертную точку зрения (позиция эксперта). Интерактивные методы подразумевают роль фасилитатора в качестве базовой роли для выступающего.

Однако, во время интерактивных сессий позиция выступающего не ограничивается только ролью фасилитатора. Со стороны участников презентации может быть запрос на экспертную роль. Дисбаланс ролей возникает в случае, если выступающий не реагирует на запросы участников, не видит, где нужно сменить роль, не замечает настроений зала.

Главная особенность позиции эксперта во время интерактивных блоков — демонстрировать экспертные знания только в своей области!!! Не следует вторгаться в экспертную зону участников, это может привести к раздражению, недоверию и конфронтации.

3. Выступающий встает на сторону одной из дискутирующих групп.

Это одна из самых распространенных ошибок в ведении дискуссий. Принятие позиции одной из групп, даже если эта позиция вам выгодна, автоматически «выключает» участников другой  группы. Помните, презентация — это не ток-шоу! В презентации ведущий не занимает никакую из позиций сторон, он как бы «не играет, а только ведет счет». При наличии двух противоположных конкурирующих мнения ведущий дискуссии только обозначает их. Такая позиция говорит аудитории о том, что выступающий принимает их точку зрения, допускает возможность разных мнений.

4. Выступающий дает оценку мнениям или вопросам аудитории.

Наверняка вы слышали на презентациях такие фразы: «Хороший вопрос», «Ваше мнение ошибочно», «Ваша точка зрения сомнительна». Подобные оценочные суждения, в особенности, в интерактивных блоках, могут привести к росту сопротивления участников, а в некоторых случаях — к протесту и агрессии со стороны аудитории. Чтобы избежать таких нежелательных реакций, не следует давать оценок аудитории. Будьте внимательны в отношении собственных реакций на мнения и вопросы из зала. В случае с вопросами допустимо сказать «Спасибо за вопрос», так как это будет стимулировать вопросы и продемонстрирует вашу доброжелательность. В процессе дискуссии допустимо сказать «Спасибо за озвученные мнения (точки зрения, позиции)».

Будьте осторожны с шутками и ироничными высказываниями. В отношении них полезно придерживаться нескольких простых правил: шутка не должна затрагивать религиозные, политические аспекты, относиться к истории учреждения или в компании, к которой принадлежат ваши слушатели.

5. Выступающий не резюмирует, не подводит промежуточных итогов.

Интерактивная часть ценна тем, что работающие на цель презентации, выгодные выступающему высказывания идут не от него, а от слушателей. Это, безусловно, повышает степень убедительности выступления. Однако такая позиция требует от выступающего внимательности, поддержания необходимого уровня контакта с аудиторией и умения фокусироваться на тех самых важных для презентации высказываний. Другими словами, это умение фиксировать промежуточные результаты презентации. Отсутствие резюмирования обесценивает интерактив. Возникает ощущение потерянного времени — говорили, спорили, и зачем? В процессе управляемой дискуссии могут быть моменты, требующие резюмирования: это ситуации, когда необходимо суммировать основные мнения, точки зрения, идеи, которые были высказаны участниками дискуссии. Например, «Итак, мы с вами только что решили, что…». Или: «Сейчас я услышал несколько важных предложений, а именно…». Можно начинать фразу словами «Давайте подведем промежуточный итог», «Давайте я резюмирую», «Теперь, позвольте, я зафиксирую результаты…». Резюмирования требует и этап ответов на вопросы слушателей. Классический пример: «Есть еще вопросы? Вопросов нет, спасибо за активное участие».

ВЫВОДЫ

Пути повышения эффективности использования интерактивных методов в презентации

Итак, подведем итоги. Еще со времен исследований Курта Левина удалось выяснить, что интерактивные методы позволяют изменить точку зрения аудитории более эффективно, нежели методы, подразумевающие минимальное вовлечение целевой аудитории в процесс. Любое взаимодействие с залом помогает «включить», вовлечь участников в процесс, сделать презентацию ярким событием.

Для достижения максимальной эффективности вашей презентации, необходимо постоянно помнить о ее цели и подбирать те интерактивные блоки, которые бы максимально работали на эту цель.

Для того чтобы наиболее точно подобрать и наилучшим образом использовать интерактивные методы на этапе подготовки презентации важно:

1. Провести качественный анализ вашей потенциальной аудитории с тем, чтобы четко понимать перед кем вам предстоит выступить;
2. Представлять количество слушателей, в зависимости от которого вам, возможно, будет необходимо дополнительно реорганизовать/структурировать аудиторию презентации;
3. Выбирать тип интерактивного взаимодействия, учитывая специфику темы:

Спорная тема ? управляемая дискуссия

Убеждение ? вопросы к/от аудитории

Новая концепция ? модерация.

А также специфику аудитории:

Консервативная аудитория ? модерация

Активные, открытые, заинтересованные слушатели ? управляемая дискуссия

Пассивная аудитория ? вопросы к/от аудитории.

1. Заранее продумать возможные сложные вопросы, а также ситуацию отсутствия вопросов вовсе, соответственно подготовиться;
2. Продумать дискуссию с фокусом на цели презентации.

В процессе же самой презентации необходимо:

1. Удерживать лидерскую позицию и контроль над происходящим;
2. Адекватно сочетать роль эксперта и фасилитатора;
3. Оставаться ведущим презентации, а не ее участником;
4. Воздерживаться от оценочных суждений в адрес аудитории;
5. Фиксировать промежуточные результаты, подводить итоги интерактивного взаимодействия.

Уменьшение вероятности совершения или исключение типовых ошибок в использовании интерактивных методов, приведенных в данной статье, увеличивает степень достижимости цели выступления.

Повышение собственной эффективности в использовании интерактивных методов в презентации, на мой взгляд, возможно в следующих направлениях:

1. Изучение схем и алгоритмов управляемых дискуссий в презентации
2. Развитие навыков задавания вопросов для управления ходом обсуждения
3. Развитие навыков активного слушания
4. Развитие навыков перефразирования и резюмирования
5. Развитие навыков аргументации

ЛИТЕРАТУРА

1. Левин К. Динамическая психология: Избранные труды / Под общ. ред. Д.А.Леонтьева и Е.Ю. Патяевой; [сост., пер. с нем. и англ. яз. и науч. ред. Д.А. Деонтьева, Е.Ю. Патяевой].— М.: Смысл, 2001.

2. Левин К. Разрешение социальных конфликтов / [Пер. с англ. И.Ю. Авидон].— СПб.: Речь, 2000.

3. Фестингер Л. Теория когнитивного диссонанса = A theory of cognitive dissonance / [Пер. А. Анистратенко, И. Знаешева]. — СПб.: Ювента, 1999.